Пересмотрите договор с организацией, которая проводит СОУТ.
Это поможет вам не пропустить срок, в который нужно подать декларацию в ГИТ. Чиновники его скорректировали. До того как вступили в силу изменения, вы должны были подать декларацию в течение 30 дней со дня, когда утвердили отчет о СОУТ. Теперь срок отсчитывайте с момента, с которого сведения о результатах спецоценки внесут в Федеральную государственную информационную систему учета результатов проведения специальной оценки условий труда, далее — ФГИС СОУТ, п. 4 приложения 2, утв. приказом Минтруда от 17.06.2021 № 406н, далее — Приказ № 406н.
Договоритесь с компанией, которая проводит спецоценку условий труда на рабочих местах, чтобы ее специалист сообщал вам, когда внесет результаты спецоценки во ФГИС СОУТ. Попросите юриста проверить, чтобы в договоре с организацией было условие о том, что ее представители должны уведомлять вас об этом в течение трех рабочих дней со дня, когда внесут сведения в информационную систему,ч. 3 ст. 18 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», далее — Закон № 426-ФЗ.
Обновите форму декларации, которую будете направлять в ГИТ. С 1 марта 2022 года форму декларации обновили, приложение 1 к Приказу № 406н «О форме и Порядке подачи декларации СОУТ...». Будьте внимательны — если подадите документ на старом бланке, специалисты ГИТ декларацию у вас принять откажутся, п. 6 приложения 2 к Приказу № 406н. Выберите способ, с помощью которого будете подавать декларацию в Государственную инспекцию труда. Вы вправе сделать это как в бумажном, так и в электронном виде. Если решили подавать декларацию в электронном виде, заполните ее форму на сайте Федеральной службы по труду и занятости. Но в этом случае потребуется усиленная квалифицированная подпись, п. 3 приложения 2 к Приказу № 406н.
Убедитесь, что вашу декларацию внесли в реестр Роструда. Специалисты инспекции труда должны внести сведения о документе в реестр. Срок, в течение которого они должны будут это сделать — пятнадцать рабочих дней после того, как ваша декларация поступила в ведомство. Если в декларации специалисты ГИТ обнаружат недостоверные сведения, то в течение пяти рабочих дней с момента, как их выявили, внесут в реестр ведомства запись о том, что действие декларации прекращено, п. 5 приложения 3 к Приказу № 406н. Поэтому рекомендуем проверить реестр, чтобы убедиться в том, что с вашей декларацией все в порядке.
Проверяйте сертификаты экспертов. Чтобы в вашей организации качественно провели спецоценку условий труда на рабочих местах, прежде всего примите меры до того, как заключите договор с компанией, которая будет оказывать такие услуги. Для этого проверьте сертификаты экспертов организации. Информацию о них найдете в специальном реестре экспертов организаций, которые проводят спецоценку условий труда. Такой реестр ведет Минтруд, вы можете найти его на сайте ведомства.
Просите провести госэкспертизу. В случае если спецоценку условий труда вам уже провели, но есть причины сомневаться в том, что организация качественно оказала услуги, вы вправе попросить провести госэкспертизу качества спецоценки. Для этого подайте заявление в территориальный орган исполнительной власти по охране труда с такой просьбой. Используйте типовую форму документа, приложение № 1, утв. приказом Минтруда от 28.10.2021 № 765н «Об утверждении типовых форм документов, необходимых для проведения государственной экспертизы условий труда», далее — Приказ Минтруда № 765н.
Теперь к заявлению нужно приложить больше документов, чем представляли в ведомство ранее. Подготовьте заверенные копии документов организации, которая проводила спецоценку. Вам понадобятся: уведомление о регистрации в реестре организаций СОУТ, аттестаты аккредитации организации, которая проводила спецоценку, сертификаты ее экспертов, п. 11 порядка, утв. приказом Минтруда от 29.10.2021 № 775н «Об утверждении Порядка проведения государственной экспертизы условий труда», далее — Порядок № 775н.
Также вместе с заявлением представьте в ведомство отчет о проведении СОУТ с информацией, что его разместили во ФГИС СОУТ, и документами по перечню из приложения 1 к Порядку № 775н, п. 12 Порядка № 775н. Список документов, которые придется приложить к отчету о СОУТ:
· Приказ, которым создали комиссию по СОУТ.
· Перечень рабочих мест, на которых нужно провести СОУТ.
· Решения и заключения эксперта, в том числе о результатах идентификации вредных и опасных факторов и их перечень.
· Перечень вредных и опасных факторов на потенциально опасных рабочих местах, где идентификацию не проводили.
· Документы, которые подтверждают, что результаты идентификации или определения факторов утвердили.
· Документы с результатами исследований вредных и опасных факторов на рабочих местах.
· Карта хронометража рабочего времени.
· Протоколы, решения комиссии, особые мнения членов комиссии — при наличии.
Спецоценкой занимается специалист по охране труда
Если в компании появилось новое рабочее место, с момента, когда его ввели в эксплуатацию, будет 12 месяцев на то, чтобы организовать в компании внеплановую спецоценку условий труда, иначе работодатель заплатит штраф Государственной инспекции труда до 70 000 руб.
Если подавать отчет по обязательному соцстрахованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний вместе с отчетом нужно будет предоставить Фонду социального страхования информацию о результатах спецоценки условий труда. Также взаимодействовать со специалистом по охране труда придется, чтобы получать информацию об условиях труда на рабочих местах сотрудников. Ведь информацию об этом нужно обязательно внести в их трудовые договоры. Более того, от условий труда зависит, какие гарантии и компенсации нужно будет предоставить сотруднику.
Не забудьте ознакомить сотрудников, на рабочих местах которых провели спецоценку условий труда, с ее результатами. Ведь работодатель обязан информировать работников об условиях и охране труда на рабочих местах, ст. 214 ТК. Чтобы ознакомить сотрудника с результатами спецоценки условий труда на его рабочем месте, попросите его поставить подпись на карте СОУТ. Работник обязан ознакомиться с результатами СОУТ, которую провели на его рабочем месте, ч. 2 ст. 5 Закона № 426-ФЗ. Поэтому, если он откажется ставить подпись на карте СОУТ, — составляйте об этом акт в присутствии не менее двух свидетелей.