У большинства людей слово «архив» ассоциируется с бесконечно длинными стеллажами, сплошь заставленными толстыми и пыльными папками. На вопрос «Для чего создаются архивы?» обычно отвечают «Для истории». И это верно.
В нашем городе нет архива, хранящего историю культурного и социального наследия города. Однако, распоряжением администрации муниципального образования г. Шиханы от 20.06.2022 № 173 «Об архиве» с 1 июля 2022 года началась работа по организации муниципального архива, основными целями которого является сохранность, хранение, комплектование, учет и использование документов, образующихся в процессе работы администрации и учреждений города.
Несомненным является то, что основной движущей силой развития архивного дела являются люди, непосредственно вкладывающие свои силы, душу и знания. Новым для себя делом стала заниматься заведующий сектором по архиву аппарата администрации Арменуи Дерениковна Арсенян.
Она приехала в наш город в 2014 году, работала на должности инженера по охране труда в МУППЖТ, специалистом по охране труда в МУП «Тепловые сети», затем главным специалистом в секторе по труду администрации. Арменуи Дерениковна имеет высшее образование, окончила Государственный политехнический университет г. Еревана (Армения) по специальности «Радиоинженер». В течение трудовой деятельности повышала свою квалификацию несколько раз.
- Арменуи Дерениковна, расскажите, как организовать работу архива?
- Работы предстоит сделать много. Направление новое, а, следовательно, нужно делать все от начала и до конца. Первоначально перед нами стояла задача по утверждению перечня правоустанавливающих и регламентирующих документов.
Другое важное направление - составление списка организаций, которые будут являться источниками комплектования архивных документов.
Необходимо изучить большой объем документов, регламентирующих архивное дело на федеральном, региональном уровне и подготовить их для работы в муниципалитете.
Затем создается экспертно-методическую комиссия, которая будет проводить экспертизу документов и принимать решения по их хранению.
Конечно, много времени займет организационные работы, связанные с содержанием помещения архивохранилища в нужном состоянии. Именно там будут храниться фонды.
- Сколько организаций в городе будет взаимодействовать с муниципальным архивом?
- Постановлением администрации утвержден список источников комплектования, который состоит из 10 организаций. В ближайшее время планируется произвести прием документов от администрации города и Собрания депутатов. Проводится согласование номенклатуры дел с контрольно - счетной комиссией, Собранием депутатов. Согласованы описи дел Собрания депутатов с управлением делами Правительства Саратовской области.
- Арменуи Дерениковна, расскажите, какие направления будет развивать ваше структурное подразделение?
- Их будет несколько. Первоочередное, конечно, это комплектование архива документов и их хранение, ведение учетной документации. Другое важное направление - исполнение социально-правовых и тематических запросов от жителей и организаций. Параллельно будет осуществляться формирование и хранение электронной базы документов, а также прием документов по личному составу от ликвидированных организаций.
- Да, работа предстоит трудоемкая. А с какими трудностями вы сталкиваетесь?
- Одним из сложных направлений в работе любого архива является комплектование. Сегодня проблема заключается в том, что многие организации города несвоевременно готовят и передают на хранение свои документы, а некоторые этого не делали вовсе.
Состояние документов, их сохранность зависит и от того, в каком виде они поступают в архив от фондообразующих организаций. Не во всех организациях уделяют должное внимание качеству создаваемых документов, которые в дальнейшем поступят к нам на архивное хранение.
Безусловно, для решения данной проблемы мы будем организовать семинары с руководителями и ответственными за делопроизводство и архив учреждений города. Ведь именно обмен опытом поможет наладить грамотную работу не только при сдаче дел в архив, но и в правильном их хранении в организациях.
От лица редакции желаем Арменуи Дерениковне успехов в новой интересной работе, легкого и продуктивного взаимодействия с организациями города. С праздником!